Saber qué es lo que está ocurriendo en nuestro negocio es vital para tomar las decisiones adecuadas y corregir lo que no nos guste y conseguir que vaya cada vez mejor.

 
Sería deseable que la mayor parte de esta información procediera de los estados contables, balances y cuenta de resultados, pero lo cierto es que en muchos casos consideras que es cosa de la asesoría, y solamente para cumplir las obligaciones legales, y no lo aprovechas para la gestión. La información contable básica genera rechazo, sobre todo por desconocimiento.

Pero, ya sea con “tus papeles” o con la cuenta de resultados, lo que más te cuesta diferenciar, cuando algún número llama tu atención, es interpretarlo, saber si es importante o necesario hacer algo o no, y las consecuencias que puede tener.

Y es que no es lo mismo que un apretón de tesorería se deba a un suceso puntual, o un mes se venda menos porque se estropeó una máquina, a que todos los meses te retrases en los pagos o que no vendas porque salió un competidor en la acera de enfrente.

 

Y ¿qué es lo que diferencia a estas situaciones?

 

1. Unas son ocasionales.
Pueden deberse a múltiples causas, pero el denominador común es que son posibles pero poco probables y no se repiten de forma periódica.

A veces requieren acciones para solucionar las incidencias pero son puntuales. Un cliente que se retrasa en un pago una vez, un proveedor que extravía un pedido, un ordenador que se rompe.

2. Otras son estructurales.

Se repiten una y otra vez, y si no se actúa para solucionarlas pueden llevar a la empresa al fracaso.

Una gestión financiera desordenada siempre preocupados por llegar a fin de mes sin números rojos, un préstamo para inversiones que no producen lo que se esperaba y no se está pudiendo pagar, una carretera por la que deja de pasar la clientela porque pusieron autopista.

No se van a resolver solas.

Conocer el tipo de problema al que te enfrentas ya es la mitad de la solución, ya que las acciones a aplicar serán muy diferentes según de qué se trate.

 

¿Qué necesitas para saberlo distinguir? Información fiable.
Y que te impide conseguirla, fundamentalmente tres errores:

 

1. No tienes al día la facturación.

Tienes tantas responsabilidades y te sientes tan saturado que clasificas estas tareas en el apartado “administrativo”.

a) Vendes y entregas pero “hacer facturas” te parece un trabajo residual y poco apetecible, pero si no lo haces no va a entrar dinero.

b) Emites la factura con defectos y tu cliente no te la paga hasta que rectifiques.

c) Cuando por fin la haces tiene tanto retraso desde que realizaste la entrega de tu producto o servicio, que el cliente ya ni se acuerda.

d) Emites la factura y te despreocupas y no controlas el cobro. Si es el caso de que sea por transferencia, comprueba que ha llegado a tu banco, por ejemplo.

Aunque vendas, si no cobras no hay dinero, no has cerrado el ciclo.

 

2. Intentas pagar todo lo más tarde posible.

a) Aunque tengas dinero retrasas los pagos por sistema y perjudicas tu reputación, el día que de verdad tengas problemas no te van a dar ni agua.

b) Pero ya, de momento, lo que consigues es no tener claro si puedes pagar o no. En vez de prevenir tus pagos, lo que haces es retener el dinero todo lo posible para no sentirte en descubierto, y no sabes por dónde andas.

 

3. No tienes controlados tus gastos fijos y variables.

Y si no sabes cuáles son será difícil que respondas a las siguientes preguntas:

* ¿He calculado bien mis precios?
* ¿Puedo hacer rebajas y ganar dinero?
* ¿Son rentables todos mis productos? ¿Cuáles debo vender más?
* ¿Qué clientes son más rentables para mi negocio?
* ¿Conozco cuánto y qué tengo que vender todos los meses para cubrir mis costes fijos?

 

En resumen, la bola de cristal que te indica cómo marcha tu negocio, hay que sacarla brillo para ver algo en ella. Para detectar qué está ocurriendo y la acción más apropiada para hacer necesitas tener información de confianza y actualizada.

Tanto si son “tus papeles” como si te apoyas en la contabilidad oficial, para poderte fiar de los datos tienen que estar al día, la facturación y cobro bien controlados mes a mes, hacer frente a tus pagos cuando se produzcan sin demoras innecesarias, y conocer en detalle cuáles son tus gastos, tanto fijos como variables.

Si no es así, aunque tengas la sensación de que “algo va mal”, no puedes saber cómo de mal, ni cuánto de mal, ni sobre todo el por qué, que es lo que va a permitirte ponerle la solución más adecuada al tipo de problema de que se trate.

Y no hay que ser negativo, también llevarte la alegría y la tranquilidad de que el negocio va bien cuando sea el caso.

Y tú ¿qué opinas? ¿conoces algún caso parecido? Si te gustó comparte, muchas gracias.