Necesitas que el día tenga 25 horas. Hay tanto por hacer que no sabes por dónde empezar. Temes que te pueda explotar algún problema por no haberlo visto a tiempo.

 

“No llego a todo, y cualquier día voy a tener un disgusto”. Esa sensación de descontrol que acaba dando úlceras de estómago.

 

Si tienes un negocio sabes de sobra que hay que ser un hombre orquesta, y la dificultad de hacer lo que quieres y se te da bien, y todo lo demás, es uno de los principales motivos de fracaso.

 

Hay una noticia buena y otra mala. La buena, no es necesario ampliar el día para que la situación mejore, lo que hay que gestionar no es el tiempo, es dónde pones tu atención. La mala, que ya sabes que no es tan sencillo. La vida laboral ha cambiado mucho desde el siglo XIX hasta ahora, y el tipo de trabajo también, y eso nos tiene a todos bastante despistados.

 

Y ¿QUE ES LO QUE HA CAMBIADO TANTO?

 

José Miguel Bolívar, un referente en este tema, expone en su magnífico libro Productividad personal : Aprende a liberarte del estrés con GTD, la explicación más completa y sencilla a la vez de por qué tenemos tantos problemas en el s.XXI para organizar el trabajo y ser productivos.

 

El estrés de adaptación es necesario, pero los niveles a los que llegamos ya atentan contra la salud. Lo que te estresa es no poder dar significado a toda la información y de qué manera tienes que reaccionar, y el impulso es que todo te parece peligroso, estás en alerta de forma permanente.

 

El trabajo tradicional se caracteriza por:

 

a) La tarea a realizar es evidente y también lo es cuando está terminada. El agricultor siembra y sabe lo que tiene que hacer y cuándo está hecho.
b) Es relativamente estable y predecible.
c) Es proporcional al tiempo disponible. Puede preverse cuánto tiempo va a ocupar

 

Trabajando tantas horas o más, y siendo trabajos muchos de ellos físicamente más exigentes, la sensación de control de su vida era mucho mayor.

 

El “trabajo del conocimiento” , que se podría llamar “lo que hacemos ahora” , es una expresión de Peter Drucker, reconocido maestro de la gestión empresarial.

 

Y ¿QUE DEFINE AL TRABAJO DEL CONOCIMIENTO?

 

Deja de ser evidente, es decir, no siempre está claro qué es lo que hay que hacer.

 

Lo que tiene consecuencias:

 

1. Para poder hacerlo primero hay que definirlo. Ver en qué consiste. Trabajo adicional e imprescindible.

 

2. Es desconocido y fuente de estrés hasta que lo concretemos.

 

3. Deja de ser predecible. Si no sabes qué hay que hacer, no sabes cuánto vas a tardar. Esto significa que de forma sistemática surgen imprevistos que no están contemplados, y tienen que ser atendidos provocando más estrés.

 

4. Con frecuencia, tampoco está claro cuándo puede darse por finalizado el trabajo. Los criterios de “cuándo está hecho” proceden de una decisión basada en el conocimiento, la experiencia y las expectativas de cada persona.

 

Por lo tanto y de forma habitual, hay mucho más trabajo para hacer que tiempo para hacerlo. Por fuerza hay que dejar algo sin hacer. Terminar con todo simplemente no es posible. La clave antiestrés es tener controlado, no sólo lo que haces, sino también lo que dejas de hacer. Es vital entonces tomar decisiones acertadas.

 

Ser productivo es entonces “hacer lo que hay que hacer”. Y eso ¿qué es? lo que nos acerca más a nuestros objetivos tanto personales como profesionales.

 

“En el trabajo del conocimiento, una persona eficaz es aquella que ha desarrollado los hábitos que le permiten tomar buenas decisiones de forma sistemática.” J.M. Bolívar.

 

EL TIEMPO NO SE PUEDE GESTIONAR. SOLO SE PUEDE GESTIONAR LA ATENCION.

 

1.Primero decides “bien” qué hacer.
2. Y luego lo haces “bien”, empiezas un tema y lo cierras. Lo que toda la vida se ha llamado “estar a lo que estás”. Nada de multitarea.

 

“Una persona eficiente en el trabajo del conocimiento es la que ha desarrollado unos hábitos de estar a lo que está de forma sistemática.” J. M. Bolívar.

 

En el trabajo tradicional, tanto los recursos empleados para obtener un producto como los resultados obtenidos eran cuantificables. En cambio en el trabajo del conocimiento el resultado es el valor que aporta lo que haces.

 

Un artesano nunca podría decir “llevo todo el día trabajando y no he hecho nada”.

 

En el trabajo del conocimiento hacer muchas cosas no es productividad, sino hiperactividad. Estar ocupado no es necesariamente ser productivo.

 

EL VERDADERO RETO, ELEGIR: SABER DECIR QUE NO

 

Organizarse y priorizar, al estilo antiguo, pierde su significado ante un contexto de cambios continuos e impredecibles. Tienes control cuando sabes qué es lo que dejas sin hacer. Así no vas a encontrar desagradables sorpresas. Tienes perspectiva cuando tienes claras las consecuencias a corto, medio y largo plazo de las decisiones que tomas.

 

Y aunque creas ser muy racional, estas son algunas de las trampas a la hora de decidir, porque prefieres hacer:

 

Antes lo que te gusta que no que no te gusta.
Antes lo fácil que lo difícil.
Antes lo rápido que lo que lleva más tiempo.
Antes lo urgente que lo importante.
Antes lo que ya sabes hacer que lo nuevo.
Por reflejo social, lo que imponen otros antes que lo que tú eliges.
Antes lo que da recompensa inmediata que a largo plazo
Antes lo automático a lo que requiere pensar.

 

 

También puede causarte dificultades la existencia de unas preferencias “de serie” de la propia personalidad, como:

 

¿ESTAS ORIENTADO A LA TAREA O A LAS PERSONAS?

 

(*) Estás orientado a la tarea cuando de manera natural te preguntas qué hay que hacer o qué es necesario hacer. Tienes claro en qué consiste el trabajo y te concentrarás en hacerlo. Eres diligente, y fiable con facilidad.

Eso sí, tienes tendencia a ignorar sentimientos de otras personas, no considerándoles lo bastante importantes, o no sabiendo que hacer con ellos. A menudo te pueden “acusar” de presionar a los demás.

También puedes dar la impresión de ser inaccesible, con la cabeza metida siempre en tus propios asuntos, pareces dejar claro que sólo te interesa el trabajo. Esto puede hacerte perder información y oportunidades.

 

Mini Test.
¿Te sientes cómodo cuando sabes lo que hay que hacer y sabes que puedes hacerlo?
¿Te sientes menos cómodo, o impaciente, cuando te das cuenta de que podrían verse implicados los sentimientos de otras personas?
¿Te sorprende a veces la manera en que alguien reacciona contigo?
¿Tiendes a utilizar frases como “todo se resume en que”, o “lo que tiene que pasar es…”.
¿Te sientes perdido, en tu vida privada o laboral, cuando alguien se molesta o enfada?

 

Peligro: Cuando estás orientado hacia la tarea, te resulta irresistible el intentar DEJARLO TODO HECHO, sufres si dejas cualquier tarea sin hacer, sea o no importante para tus objetivos.

 

(*)Te orientas hacia las personas cuando disfrutas relacionándote con los demás y te gusta manejar situaciones complejas con personas. Tratas de entender los motivos y las agendas ocultas de la gente, lo que los hacen únicos. Eres sensible al lenguaje no verbal.

 

Crees de verdad que los demás importan, y ese mensaje es bien recibido. Tienes paciencia, te colocas en el lugar de los demás y hace que la colaboración sea más fácil.

 

Por otro lado, tienes tendencia a las distracciones, y te cuesta mucho ser directo, o establecer objetivos, ante el temor de que te consideren exigente o indiferente. Quieres gustar a todo el mundo. La armonía a corto plazo puede provocar problemas y malentendidos en el largo plazo.

Puede resultarte difícil decir que no, y por ello te cargas con demasiadas tareas, todo por ser agradable, especialmente cuando das con gente que deja claro qué quieren y piden a los demás que hagan las cosas en su lugar.

 

Un directivo orientado hacia las personas, con deseo de ser generoso y complaciente, tiene problemas para estimular a la gente a su cargo, provocarla y llevarla hacia objetivos y plazos.

 

Mini Test.
¿Disfrutas especulando sobre por qué la gente hace lo que hace, o te preguntas cómo crees que se sentirá y reaccionará?
¿Repites mentalmente situaciones que han sucedido para comprenderlas mejor, y ensayas las que pudieran darse en el futuro a fin de probar distintas estrategias para hacerles frente?
¿Intentas evitar que no te aprecien?
¿Sientes a veces que tu identidad en cierta forma ha desaparecido del cuadro porque has omitido tenerte en cuenta?

 

Peligro: Cuando te orientas a las personas, el impulso es hacer lo que sea SI ALGUIEN TE LO PIDE, dejas tus propias tareas y no persigues tus propios objetivos, te sientes mejor y más altruista si haces lo de otra persona.

 

Como siempre, no todo es blanco o negro, casi todos somos una mezcla de ambos, tendiendo hacia un lado o hacia otro, en función de las circunstancias y de los contextos. No obstante, puedes con las preguntas reconocer adónde te llevan tus tendencias con más frecuencia y así darte cuenta de cómo te influyen.

 

 

En resumen, decir NO mejora tu estrés. El proceso de elegir te da información. Cuando sabes por qué haces o dejas de hacer algo consigues una situación de control y más tranquilidad.

No solo eso, sino que elegirás las tareas verdaderamente importantes para tu vida personal y profesional. Decir NO a lo que no contribuye a alcanzar tus metas te proporciona el espacio temporal que sí necesitas para hacer lo que de verdad quieres conseguir. Recuerda, estar muy ocupado no significa ser productivo.

 

Y tú ¿qué opinas? Si te gustó el post, te doy las gracias por compartirlo.